Was genau ist eine E-Rechnung?
Was es bisher an gültigen Rechnungen gibt:
Die Rechnung in Papierform und eine digitale Rechnung als Word, Excel oder zB PDF Datei.
Obwohl das Wort E-Rechnung (Elektronische Rechnung) suggeriert, das es sich um eine digitale Rechnung handelt, ist dies so nicht richtig.
Der entscheidende Unterschied besteht in der Formatierung. Word, Excel oder PDF mit denen viele ihre digitalen Rechnung erstellen, haben jeweils ihre typische Formatierung, die entspricht aber nicht der E-Rechungsformatierung. Für die E-Rechnung gibt es 2 Formate:
- XML (X-Rechnung)
- ZugFerd
Bei XML handelt es sich um eine Seitenbeschreibungssprache, ähnlich wie HTML für Websites. XML Dokumente lassen sich als Text Dokument schwer lesen, es wird ein Programm benötigt, das die Formatierung aufarbeitet, um damit ein Seiten-Design zu erstellen.
Beispiel für das Rohformat einer XML Datei (links) und formatiertes Design der Rechnung (rechts):
Beispiel einer ZugFerd Datei, PDF-Datei mit XML Format eingebettet
Die beiden Formate X-Rechnung und ZugFerd stellen eine Standardisierung da, die es Buchhaltungsprogrammen sich auf diese Formate einzustellen und ermöglicht somit programmübergreifend Rechnungsdaten sicher einzulesen.
Für wen gilt die E-Rechnung?
Generell gibt es die Anforderung E-Rechnungen zu erstellen bzw. entgegen nehmen zu können nur für B2B Geschäfte in Deutschland.
Beispiel 1:
Ein Blogger verkauft einen Backlink und einen Gastbeitrag an eine in Deutschland ansässige Firma: E-Rechnung
Beispiel 2:
Ein Blogger monetarisiert seinen Blog durch Affiliate Marketing: Es wird keine Rechnung erstellt.
Beispiel 3:
Blogger verkauft eigenes Produkt, Kurs an Kunden/ Teilnehmer: Es wird keine E-Rechnung erstellt, da B2C Geschäft.
Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Gesetz?
Der Zeitplan für die Einführung sieht folgender Maßen aus:
Empfang von E-Rechnungen
Ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen mit B2B Geschäfte in Deutschland in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Für das Empfangen reicht es ein E-Postfach einzurichten. Um diese Rechnungen lesen zu können, muss ein entsprechendes Programm vorhanden sein.
Verschicken von E-Rechnungen
E-Rechnung manuell selber erstellen oder Service-Firmen nutzen?
Es gibt Online verschiedene kostenlose Programme mit denen sich entweder X-Rechnungen oder ZugFerd-Rechnungen oder beide Formen erstellen lassen.
PDF24
https://tools.pdf24.org/de/alle-tools
Mit PDF24 lassen sich kostenlos sowohl die üblichen PDF Rechnungen wie auch die E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung und ZugFerd erstellen.
PDF24 ist ein Programm, das sich auf das Arbeiten mit PDF Dateien spezialisiert hat.
WISO mein Büro
Startseite 2023
Bei dem Anbieter von Buchhaltungstools kann man auch ohne ein Paket zu kaufen, das kostenlose E-Rechnungstool nutzen.
Auch andere Anbieter aus dem Umfeld von Buchhaltung, Rechnungslegung und Steuerprogrammen bieten jetzt zum Teil kostenlos zugänglich eigene E-Rechnungs-Tools an.
SevDesk
https://sevdesk.de/e-rechnungsgenerator
Hier werden im Laufe der Zeit noch mehr hinzukommen.
Datev
Für Abonennten von Buchhaltungsservicen ist das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen normalerweise enthalten. So das man nicht noch nach einem extra Service für die Erstellung einer E-Rechnung suchen muß.
